Le logiciel-service a fondamentalement changé le mode de fonctionnement des entreprises. L’agilité et l’innovation qu’il offre sont inégalées, mais un grand pouvoir s’accompagne d’une grande responsabilité, n’est-ce pas ? Si ces outils sont faciles à adopter, leur gestion n’est pas une sinécure. L’informatique fantôme, les dépenses non contrôlées et les lacunes en matière de sécurité ne sont que quelques-uns des maux de tête que le SaaS engendre lorsqu’il n’est pas contrôlé. Les études le confirment : 37 % des professionnels de l’informatique interrogés dans le rapport Flexera 2024 sur l’état de l’ITAM considèrent l’optimisation des logiciels comme un défi majeur.
Le problème se résume à la complexité. Les services informatiques ont du mal à savoir qui utilise quoi, combien cela coûte et quels sont les risques de sécurité potentiels. Lorsque le SaaS prolifère sans contrôle, vous obtenez une recette pour l’inefficacité et l’exposition. La solution ? Intégrez la surveillance du SaaS à vos systèmes informatiques et de gestion des actifs. Il s’agit de créer un tableau de bord unifié pour chaque logiciel de votre écosystème. Sans cela, vous volez à l’aveuglette, ce qu’aucun dirigeant n’aime.
Il est essentiel d’améliorer la visibilité de l’utilisation du logiciel-service
Si vous ne pouvez pas voir ce qui se passe dans votre pile SaaS, vous ne pouvez pas le contrôler. Les applications non autorisées (ce que nous appelons l’informatique fantôme) constituent un problème majeur. Les employés sont attirés par ces outils parce qu’ils sont faciles à essayer, souvent en contournant le service informatique. Résultat ? Vous ne savez pas combien d’argent est dépensé, quelles données peuvent être exposées, ni si les outils répondent aux normes de conformité.
Une plateforme de gestion SaaS robuste peut être d’une aide précieuse à cet égard. Offrant une vue claire des applications approuvées et non approuvées, ces systèmes permettent d’éliminer les angles morts et d’atténuer les risques. Même une fois que vous avez trouvé les applications, vous avez encore besoin de données détaillées et normalisées.
La visibilité permet également d’économiser de l’argent. En analysant les fournisseurs qui dépensent beaucoup, comme Salesforce ou ServiceNow, les entreprises peuvent optimiser les contrats, récupérer les licences inutilisées et réduire les redondances. Le suivi de l’utilisation de l’informatique parallèle permet souvent de trouver les outils dont les employés ont réellement besoin, comme les services d’IA générative (par exemple, ChatGPT ou Microsoft Copilot). Ces informations permettent d’aligner les budgets sur les objectifs de productivité. Tout le monde y gagne.
Attribuer les responsabilités en matière de SaaS
Si personne n’est responsable de la gestion du SaaS, personne n’assumera la responsabilité de ses échecs. Lorsque les responsabilités sont fragmentées, les inefficacités s’installent, les dépenses excessives se multiplient et les risques de sécurité se multiplient. Il s’agit autant d’un problème commercial que d’un problème informatique.
La solution consiste à affecter une équipe dédiée à la gestion des achats et de l’utilisation des logiciels libres. Considérez-les comme les shérifs de votre écosystème logiciel, chargés de rationaliser les applications, de minimiser les risques et de consolider les contrats. Cette équipe doit être habilitée à clarifier le coût total de possession (TCO), qui va au-delà des frais de licence et inclut des facteurs tels que les coûts de maintenance et d’intégration.
Lorsque les parties prenantes sont informées du coût réel et des risques du SaaS, vous obtenez l’adhésion de tous. La collaboration devient plus fluide et les achats en vase clos diminuent. Voici quelques mesures clés que votre équipe SaaS pourrait prendre :
- Identifier les applications redondantes pour réduire les coûts.
- Bloquez les logiciels non conformes avant qu’ils ne deviennent un handicap.
- Assurez-vous que les configurations de tous les outils SaaS sont sécurisées afin d’éviter les failles.
- Rationaliser les contrats et les négociations pour maximiser la valeur.
Mettre en place une gouvernance SaaS solide
Une mauvaise gouvernance des SaaS expose les entreprises à tous les risques, des dépenses excessives aux violations de la réglementation. Une gouvernance solide, en revanche, s’attaque de front à ces défis.
Tout d’abord, déterminez pourquoi l’informatique fantôme existe dans votre entreprise. La plupart des employés adoptent des outils non autorisés parce que leurs besoins ne sont pas satisfaits. Comprendre cela peut vous aider à fournir les bonnes solutions par le biais de canaux approuvés. Ensuite, éliminez les achats cloisonnés. Lorsque les services agissent indépendamment les uns des autres, les coûts montent en flèche et les risques se multiplient.
La normalisation de votre processus d’évaluation des fournisseurs est un autre impératif. Élaborez un système de notation qui donne la priorité à la fiabilité, au cryptage et à la protection des données. Même si un employé contourne le service informatique central, vous aurez mis en place des garde-fous pour limiter les risques. Enfin, le respect des lois sur la confidentialité des données n’est pas négociable. Une seule violation peut coûter des millions et détruire la réputation de votre marque.
Votre approche de la gouvernance ne doit pas se concentrer sur le contrôle pour le contrôle. Au contraire, vous devez vous efforcer de créer un environnement dans lequel les outils SaaS fonctionnent pour pour votre organisation, et non contre elle.
Le succès repose sur la visibilité, la collaboration et la gestion stratégique.
La règle d’or de la gestion du SaaS ? La visibilité est indispensable. Si vous ne pouvez pas voir comment les applications sont utilisées, vous laissez de l’argent et de la sécurité sur la table. Commencez par dresser une carte claire de votre pile SaaS, en identifiant les risques et les opportunités.
La collaboration est tout aussi importante. Les services informatiques ne peuvent pas gérer le SaaS de manière isolée ; les chefs d’entreprise doivent faire partie du processus. Ensemble, ils peuvent rationaliser l’utilisation des logiciels, réduire le gaspillage tout en augmentant l’efficacité. Lorsque les économies et les gains de productivité sont documentés, il est plus facile de montrer la valeur de ces efforts à l’équipe dirigeante.
Pour réussir, concentrez-vous sur des mesures concrètes telles que :
- Utiliser des données précises pour négocier de meilleures conditions de licence.
- Consolider les contrats redondants pour économiser de l’argent.
- Communiquer les succès – comme les réductions de coûts ou l’atténuation des risques – aux parties prenantes.
Ce qu’il faut en retenir ? Le SaaS est plus qu’un centre de coûts, c’est aussi un atout stratégique. En le gérant judicieusement, vous pourrez réaliser des économies, bénéficier d’une plus grande sécurité et saisir des opportunités de croissance qui profiteront à l’ensemble de l’entreprise.
Dernières réflexions
Gérez-vous vos outils SaaS ou sont-ils en train de vous gérer ? Sur un marché où les choix logiciels déterminent la vitesse à laquelle vous pouvez innover, rester aveugle aux gaspillages, aux risques et aux inefficacités n’est plus une option. Il est temps de voir plus grand, de rationaliser votre stratégie SaaS, d’aligner vos outils sur votre vision et de transformer chaque application en levier de croissance.
