Explosion des données et escalade des coûts liés aux violations
Les organisations sont confrontées à une augmentation sans précédent du volume de données qu’elles traitent, principalement en raison des progrès de l’intelligence artificielle. Les experts prévoient que la quantité de données non structurées doublera d’ici 2024, une croissance propulsée par l’adoption généralisée des technologies d’IA. Les données non structurées, qui comprennent les courriels, les vidéos et les messages sur les médias sociaux, présentent des défis uniques en termes de stockage, de gestion et de sécurité.
Les incidents liés à l’accès non autorisé et à l’utilisation abusive de données touchent tous les secteurs, ce qui démontre le risque universel de violations de données. Des entreprises de soins de santé aux bases de données gouvernementales, aucune entité ne semble à l’abri. Parmi les incidents notables, citons les attaques de ransomware contre les systèmes judiciaires australiens et les atteintes à la sécurité de grandes entreprises telles qu’Infosys et Boeing.
Le rapport 2023 d’IBM met en évidence les répercussions financières de ces violations. Le coût total moyen d’une violation de données est passé à 4,45 millions de dollars, soit une augmentation de 15 % par rapport à 2020.
Les organisations sont confrontées à un double défi : gérer un référentiel de données en constante augmentation tout en atténuant les risques et les coûts associés aux violations de données. En réponse, les entreprises doivent élaborer des stratégies globales qui traitent du stockage et de l’utilisation des données tout en accordant la priorité à leur sécurité et à leur conformité avec les exigences réglementaires en constante évolution.
Le volume et la valeur des données ne cessant de croître, leur protection devient de plus en plus critique et difficile. Les entreprises doivent adapter et renforcer leurs pratiques de gestion des données pour rester efficacement dans l’ère de l’IA.
Stratégies pour une suppression efficace des données
Les organisations élaborent des politiques axées sur l’élimination des données obsolètes afin de réduire les risques liés aux violations de données et de se conformer aux obligations légales. L’élaboration d’une politique de suppression des données nécessite une compréhension approfondie de la manière dont les données contribuent aux activités de l’entreprise, de leur valeur et des risques potentiels qu’elles comportent si elles sont mal gérées.
Les entreprises doivent évaluer en permanence la pertinence de leurs données, en déterminant ce qu’il faut conserver et ce qu’il faut écarter. Cette évaluation repose sur la compréhension du cycle de vie des données – de la création à la suppression. Les entreprises doivent décider de la durée pendant laquelle les données restent pertinentes et établir des protocoles pour les supprimer en toute sécurité lorsqu’elles ne sont plus utiles.
Une stratégie solide de conservation des données aide les entreprises à répondre de manière proactive à l’évolution du paysage réglementaire. Les lois et réglementations relatives à la confidentialité et à la protection des données devenant de plus en plus strictes, les organisations doivent s’assurer que leurs pratiques de gestion des données sont conformes. Le non-respect de cette règle peut entraîner de lourdes sanctions financières et une atteinte à la réputation.
Pourquoi la suppression des données obsolètes est-elle si importante ?
La suppression des données obsolètes est plus qu’une simple mesure technique, c’est une obligation légale. La conformité avec les lois sur la protection des données stipule que les organisations ne conservent les données personnelles que pour la durée nécessaire à la réalisation d’un objectif légitime. Une fois cette finalité atteinte, les données doivent être supprimées en toute sécurité afin d’éviter tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive.
La suppression des données obsolètes présente également des avantages financiers. Le stockage des données, en particulier pour les gros volumes de données, engendre des coûts importants. L’élimination des données obsolètes qui ne répondent plus à un besoin commercial ou juridique aide les organisations à réduire leur empreinte de stockage et les coûts associés.
Lorsque les bases de données sont encombrées d’informations obsolètes, cela peut entraîner des temps d’accès plus lents et des inefficacités dans la recherche et l’analyse des données. Le maintien d’une base de données propre aide les organisations à s’assurer que leurs systèmes de gestion des données sont plus efficaces et mieux adaptés à leurs besoins actuels.
Comment identifier les données obsolètes
La cartographie des données implique la création d’un inventaire détaillé des données, spécifiant les sources d’où proviennent les données, les différents types de données qu’une organisation traite, l’endroit où les données résident et les objectifs pour lesquels l’organisation traite les données.
Une cartographie des données efficace permet de visualiser clairement les données au sein d’une organisation. Il délimite le flux de données depuis leur point d’entrée jusqu’à leur stockage et leur utilisation ou suppression éventuelle. Il est essentiel de comprendre les subtilités du flux de données pour identifier les données qui n’ont plus d’utilité commerciale ou légale et qui pourraient présenter un risque si elles étaient conservées.
Les organisations utilisent la cartographie des données pour mieux comprendre les types de données personnelles qu’elles traitent, y compris les données sensibles ou de catégorie spéciale. Ils l’utilisent également pour repérer les lieux géographiques où le traitement des données a lieu, et utilisent ces informations pour se conformer aux réglementations internationales en matière de protection des données.
Une prise de décision éclairée
La cartographie des données contribue à une prise de décision éclairée. Une vue d’ensemble de l’écosystème des données permet aux organisations d’évaluer la valeur et le risque associés aux différents ensembles de données.
Les décideurs peuvent utiliser les informations fournies par la cartographie des données pour évaluer les avantages de la conservation de certaines données par rapport aux risques et aux coûts potentiels. Ils prennent en compte des facteurs tels que la pertinence des données pour les opérations commerciales en cours, leur importance pour les initiatives stratégiques futures et les exigences légales et réglementaires en matière de conservation des données.
Peser les options de suppression
L’une des approches les plus courantes pour supprimer les données obsolètes consiste à respecter des calendriers de conservation des données qui définissent la durée de conservation des différents types de données. Ces calendriers sont basés sur des exigences légales, des normes industrielles et des besoins commerciaux, fournissant ainsi un cadre structuré pour la suppression des données.
Les processus automatisés permettent de s’assurer que les données sont supprimées conformément aux calendriers établis, ce qui réduit le risque d’erreur humaine et accroît l’efficacité. La mise en œuvre de la suppression automatisée – bien qu’elle soit initialement longue et complexe – aide les organisations à respecter constamment leurs politiques en matière de données, minimisant ainsi le risque de non-conformité et d’éventuelles violations de données.
Lorsque la suppression n’est pas possible ou souhaitable, l’élimination des informations d’identification des ensembles de données peut aider les organisations à conserver des informations précieuses sans compromettre la vie privée des individus. La dépersonnalisation doit être complète afin d’empêcher la réidentification, en particulier compte tenu des techniques avancées de réidentification disponibles aujourd’hui.
L’anonymisation, si elle est effectuée correctement, peut permettre d’exploiter des données obsolètes à des fins d’analyse et de prise de décision, tout en respectant les réglementations en matière de protection de la vie privée et en minimisant les risques liés aux violations de données.
Collaboration et prise de décision au sein de l’organisation
Les équipes chargées des questions juridiques, de la protection de la vie privée, de la sécurité et des affaires doivent travailler ensemble pour aligner leurs objectifs et veiller à ce que la stratégie réponde de manière exhaustive aux besoins de l’entreprise et aux exigences réglementaires. Chaque unité apporte une perspective et une expertise uniques, contribuant à une approche holistique de la gestion des données.
Les équipes juridiques donnent un aperçu de la conformité et des obligations réglementaires, les équipes chargées de la protection de la vie privée se concentrent sur les principes de protection des données, les équipes chargées de la sécurité abordent les aspects techniques de la sauvegarde des données et les unités opérationnelles offrent une perspective pratique sur l’utilité des données.
