La préparation est la clé pour maximiser le retour sur investissement (ROI) de tout événement.
Une stratégie bien définie permet de s’assurer que chaque interaction et engagement lors de l’événement est significatif.
Commencez par identifier clairement vos objectifs.
Qu’il s’agisse d’attirer de nouveaux clients potentiels, d’accroître la notoriété de votre marque ou de mettre en place des partenariats stratégiques, un objectif clair vous permet d’aligner vos efforts et de donner la priorité aux activités qui vous rapprochent de ces résultats.
L’un des moyens les plus efficaces de garantir un événement productif est d’organiser à l’avance des réunions avec des prospects et des relations clés.
Au lieu de vous fier à des rencontres fortuites, le fait de prendre contact par courriel ou par LinkedIn pour planifier des réunions vous permet de consacrer votre temps à établir des liens avec les bonnes personnes.
LinkedIn est particulièrement utile à cette fin, car il crée une connexion plus fiable et plus personnalisée que les courriers électroniques non sollicités.
Il vous permet d’établir une relation avant même le début de l’événement, ce qui rend les interactions en face à face plus fluides et plus productives.
Les trois étapes clés : pré-événement, événement et post-événement
Utiliser LinkedIn pour la sensibilisation avant un événement
Maximiser les opportunités de réseautage professionnel peut augmenter l’impact de votre participation à un événement.
L’utilisation d’outils modernes et de stratégies adaptées, telles que celles utilisées sur LinkedIn, permet de s’assurer que l’engagement est pertinent et efficace.
Voici quelques stratégies clés à adopter :
- Contactez rapidement les décideurs et les prospects pour planifier des réunions.
- Personnalisez vos messages en fonction de leurs profils afin d’établir une relation et de rendre votre contact plus significatif.
- Utilisez l’intégration de LinkedIn Sales Navigator de HubSpot pour identifier les décideurs clés et importer leurs informations dans votre CRM en temps réel.
CRM pour la mise en réseau
Un CRM organisé et à jour est la clé d’une mise en réseau efficace.
Des enregistrements périmés, en double ou incomplets peuvent entraîner un gaspillage des efforts de sensibilisation et des occasions manquées.
Avant l’événement, prenez le temps de nettoyer votre CRM :
- Supprimez les enregistrements obsolètes et les doublons afin de garantir l’exactitude des données.
- Mettre en œuvre des processus normalisés de saisie des données afin d’éviter les erreurs.
- Auditez régulièrement votre CRM afin de conserver des données propres et exploitables, permettant une segmentation efficace et une sensibilisation ciblée.
Faites en sorte que chaque instant compte lors de l’événement
Une fois sur place, il est essentiel de respecter votre plan de match pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Veillez à ce que vos interactions soient ciblées et n’hésitez pas à interrompre poliment les conversations lorsque cela s’avère nécessaire pour donner la priorité à des réunions clés.
Concentrez-vous sur les personnes qui peuvent apporter le plus de valeur à votre entreprise.
Afin de capturer efficacement les informations de contact et d’en assurer le suivi, abandonnez les cartes de visite traditionnelles en papier.
L’utilisation d’outils numériques tels que Popl vous permet de partager instantanément les informations de contact et de les stocker directement dans votre CRM.
Popl s’intègre à des plateformes telles que HubSpot, automatisant le processus de suivi et éliminant le risque de perdre des informations de contact précieuses.
L’application mobile de HubSpot peut également être un outil puissant lors d’événements, vous permettant de scanner des cartes de visite physiques ou des codes QR et de télécharger les informations directement dans votre CRM.
Lorsque vous travaillez en réseau, évitez de vous concentrer uniquement sur les transactions ou de chercher à vendre.
Au contraire, considérez chaque interaction comme une occasion d’établir de véritables relations humaines.
Les conversations authentiques axées sur la valeur ajoutée sont bien plus mémorables et efficaces que les tactiques de vente agressives.
Les gens se souviennent de ceux qui offrent des informations utiles et créent des échanges significatifs, ce qui peut conduire à des relations plus solides à long terme.
Réussir le suivi post-événement et conclure des affaires
Le véritable travail commence après l’événement, lorsqu’il s’agit de transformer vos nouvelles relations en opportunités commerciales.
Un suivi personnalisé est essentiel pour convertir les prospects en clients.
À l’aide de votre CRM, segmentez vos contacts en fonction de leur niveau d’intérêt et d’interaction pendant l’événement, puis rédigez des courriels de suivi sur mesure.
Les courriels doivent être concis, polis et axés sur les prochaines étapes, telles que la programmation d’une démonstration ou l’organisation d’une réunion.
La persistance est essentielle dans les communications de suivi, mais il est important de trouver un équilibre entre la persistance et l’insistance.
Développez une cadence de suivi qui comprend plusieurs points de contact sur une période de quelques jours ou de quelques semaines.
Chaque courriel doit offrir quelque chose de précieux, comme de nouvelles idées ou un article pertinent.
Ces courriels doivent être brefs et précis, et ne pas submerger vos contacts d’informations inutiles.
Voici quelques-unes des règles les plus importantes à respecter :
- Envoyez le premier suivi dans les 24 heures suivant l’événement, alors que la conversation est encore fraîche dans leur esprit.
- En l’absence de réponse, envoyez un deuxième courriel quelques jours plus tard, en offrant une valeur ajoutée (par exemple, des idées, des articles).
- Prévoyez des relances au cours des semaines suivantes, en continuant d’apporter de la valeur ajoutée et en rappelant votre conversation précédente sans être trop agressif.
En plus du suivi par courrier électronique, LinkedIn reste inestimable pour l’engagement post-événement.
Restez actif en publiant les faits marquants, les photos et les principaux enseignements de l’événement, tout en étiquetant les contacts que vous avez rencontrés.
Le fait de participer à leurs publications et à leurs mises à jour sur LinkedIn témoigne de l’intérêt que vous portez à la relation et vous permet de rester visible au sein de leur réseau.
Les événements virtuels comptent toujours
Compte tenu de l’expansion des événements virtuels, les contacts spontanés en personne sont plus difficiles à obtenir, mais cela ne signifie pas que le réseautage est exclu.
Pour tirer le meilleur parti des événements virtuels, commencez par contacter les intervenants sur LinkedIn pendant l’événement lui-même.
Faites référence à des points spécifiques de leur présentation pour vous démarquer et établir un lien plus fort.
L’engagement en temps réel offre un avantage significatif dans l’établissement d’une relation alors que l’événement est encore frais dans l’esprit de chacun.
Participer activement aux forums de discussion, aux sessions en petits groupes et aux sections de commentaires vous aide également à vous démarquer dans les environnements virtuels.
Ces plateformes vous donnent l’occasion d’engager des discussions fructueuses avec les participants et de nouer des relations qui peuvent déboucher sur des opportunités futures.
Les sessions en petits groupes, en particulier, offrent un cadre de travail plus intime où il est plus facile d’entrer en contact avec des personnes clés et d’approfondir des sujets qui correspondent à vos centres d’intérêt.
Afin de maximiser l’engagement virtuel, les organisations devraient :
- Participez activement aux forums de discussion et aux sections de commentaires pour échanger avec les autres participants.
- Participez aux sessions en petits groupes pour des discussions plus ciblées et des opportunités de réseautage.
- Utilisez des hashtags spécifiques à l’événement sur les médias sociaux pour partager vos réflexions et vos idées, en augmentant votre visibilité et en élargissant la portée de votre réseau.
Enfin, ne laissez pas l’élan d’un événement virtuel s’estomper.
Envoyez des messages de suivi rapidement, idéalement dans les 24 heures, tant que le contenu et les conversations sont encore frais.
Faites référence à des moments précis de l’événement pour maintenir la pertinence et continuer à développer les liens que vous avez établis.
Equipez-vous d’outils qui transforment les prospects en clients.
Pour tirer le meilleur parti d’un événement, il est essentiel d’utiliser les bons outils.
Le LinkedIn Sales Navigator de HubSpot est un atout puissant, qui vous aide à identifier les décideurs et à intégrer les données LinkedIn directement dans votre CRM.
De même, les cartes de visite numériques de Popl permettent de partager instantanément les coordonnées d’un contact, ce qui garantit qu’aucun contact n’est jamais perdu.
Le CRM de HubSpot simplifie encore la gestion des contacts en permettant de télécharger rapidement des cartes de visite ou des codes QR et de suivre les efforts de sensibilisation.
Grâce à ces outils et stratégies, vous pouvez transformer vos contacts en opportunités commerciales tangibles, en maximisant le retour sur investissement de chaque conférence ou événement virtuel auquel vous participez.
