Malgré les progrès de la technologie numérique et une forte poussée vers les environnements sans papier, les imprimantes restent essentielles dans de nombreuses industries.
Si les efforts de transformation numérique se sont accélérés, notamment lors de la pandémie de COVID-19, l’élimination totale du papier n’est pas encore une réalité pour toutes les entreprises.
Des secteurs tels que la finance, les soins de santé et les services juridiques dépendent encore des imprimantes pour se conformer aux exigences légales et répondre aux attentes spécifiques des clients.
Cette dépendance est déterminée par une combinaison de mandats réglementaires, de préférences des clients et d’habitudes opérationnelles enracinées que les solutions numériques ne peuvent à elles seules remplacer entièrement.
Pourquoi certaines industries ne peuvent-elles pas abandonner le papier ?
Même avec l’adoption généralisée d’outils numériques tels que le stockage dans le cloud, les logiciels de flux de travail et les signatures électroniques, certains secteurs continuent de s’appuyer fortement sur les imprimantes en raison de défis que les solutions numériques seules ne peuvent pas entièrement relever, notamment les exigences réglementaires strictes et les besoins spécifiques des clients.
Dans des secteurs tels que la finance, les soins de santé et les services juridiques, les réglementations imposent souvent l’utilisation continue du papier.
Les organismes de réglementation peuvent exiger des documents physiques pour les audits, les contrôles de conformité et les procédures judiciaires, ce qui nécessite l’utilisation d’imprimantes dans ces secteurs.
En outre, de nombreux clients préfèrent encore les copies papier pour les contrats, les accords et autres documents officiels, les considérant comme plus sûrs ou plus faciles à gérer que les fichiers numériques.
La préférence pour l’impression persiste malgré la disponibilité de solutions numériques sécurisées, ce qui montre un écart entre les capacités technologiques et l’adoption par les utilisateurs.
Moins de pages, moins d’imprimantes, mais pas encore zéro
La dépendance à l’égard des documents imprimés a diminué, mais pas aussi rapidement que prévu.
Depuis le début de la pandémie, le nombre de pages imprimées a diminué de 20 %, ce qui témoigne d’une évolution vers des solutions numériques.
Les livraisons d’imprimantes ont également diminué, avec une baisse de 12,8 % entre 2019 et 2023.
Bien que cela indique une réduction de l’impression physique, certains besoins de l’industrie signifient que l’élimination complète des imprimantes reste peu probable dans un avenir proche.
Comment le travail à distance modifie nos habitudes de consommation de papier
L’évolution vers le travail à distance et le travail hybride a eu un impact direct sur l’utilisation du papier dans les entreprises.
Les outils numériques tels que le courrier électronique, les systèmes de partage de fichiers numériques et les plateformes basées sur Cloud sont devenus essentiels pour faciliter la collaboration à distance, réduisant ainsi le besoin de documents physiques.
Les entreprises adoptent de plus en plus ces technologies pour simplifier les opérations, accroître l’accessibilité et améliorer la collaboration entre des équipes dispersées.
La possibilité de partager et de modifier des documents en temps réel grâce aux services cloud a diminué le besoin d’impression physique, faisant des outils numériques l’option préférée de nombreuses entreprises.
Comment les crises économiques poussent les entreprises à passer au numérique
Les récessions économiques obligent souvent les entreprises à réévaluer leurs dépenses, l’impression étant un domaine où des mesures de réduction des coûts peuvent être mises en œuvre.
Pendant la Grande Récession, la réduction des volumes d’impression a été une mesure immédiate prise par les entreprises pour diminuer leurs coûts opérationnels.
Cette tendance est réapparue lors de la pandémie de COVID-19, les organisations cherchant à minimiser leurs dépenses dans un contexte d’incertitude économique.
En réduisant l’impression, les entreprises économisent sur les coûts du papier et de l’encre et réduisent les dépenses liées à la maintenance et aux fournitures des imprimantes.
Les incitations financières, combinées aux considérations environnementales, ont encouragé des approches plus durables et numériques de la gestion des documents.
Les entreprises s’éloignent des processus basés sur le papier, bien que cette évolution varie en fonction du secteur et de la culture.
Quels sont les secteurs qui s’accrochent à leurs imprimantes ?
Le secteur de la santé reste l’un des secteurs les plus dépendants des imprimantes en raison de sa dépendance à l’égard des documents physiques pour diverses activités.
Les vieilles habitudes et les normes ont la vie dure dans le secteur des soins de santé
L’utilisation continue d’imprimantes dans le secteur de la santé découle de processus et de normes de service hérités et profondément ancrés.
Les dossiers médicaux, les formulaires des patients et les ordonnances sont traditionnellement gérés à l’aide de documents physiques, une pratique qui persiste malgré les avancées numériques.
Les exigences réglementaires jouent également un rôle important, car les prestataires de soins de santé doivent se conformer à des lois strictes sur la confidentialité des données et à des normes de documentation qui nécessitent souvent des copies papier.
Les pratiques de longue date rendent difficile la transition vers des flux de travail numériques, même si les dossiers médicaux électroniques et d’autres solutions numériques sont de plus en plus répandus.
Les vraies raisons pour lesquelles les hôpitaux continuent à imprimer
Les hôpitaux produisent une quantité considérable de documents imprimés, notamment des résumés de sortie des patients, des rapports médicaux et des documents d’assurance.
Ces documents sont importants pour maintenir une communication claire entre les prestataires de soins de santé et les patients et pour faciliter les interactions avec les compagnies d’assurance et d’autres tiers.
Le besoin de documents tangibles est particulièrement prononcé dans les scénarios où l’accès numérique est limité ou lorsque les patients ne sont pas familiarisés avec la gestion des documents électroniques.
Les documents imprimés sont également un gage de confort et d’assurance pour les professionnels de la santé et les patients, ce qui contribue à la demande constante d’imprimantes.
Comment les hôpitaux tentent d’imprimer moins
Malgré leur dépendance à l’égard des imprimantes, certains systèmes de santé s’efforcent de réduire leur utilisation.
Providence, basé à Renton, dans l’État de Washington, a pour objectif de réduire de 40 % le nombre de ses imprimantes entre 2022 et 2026 afin de diminuer les coûts et de réduire son empreinte carbone.
En centralisant les contrats d’impression et en utilisant l’analyse d’impression pour contrôler l’utilisation, Providence cherche à éliminer les impressions inutiles.
L’adoption de solutions d’impression sécurisées, nécessitant l’authentification de l’utilisateur pour lancer les travaux d’impression, contribue à minimiser le gaspillage et à contrôler les volumes d’impression.
La dure vérité sur le changement des habitudes d’impression
Les efforts visant à réduire l’impression dans le secteur des soins de santé se heurtent à des difficultés.
L’un des principaux obstacles consiste à modifier des comportements bien ancrés, car de nombreux professionnels de la santé ont l’habitude d’avoir des documents physiques à portée de main, qu’ils considèrent comme plus fiables et plus faciles à gérer.
Le sentiment de sécurité est difficile à reproduire avec des outils numériques, même si ces outils offrent des fonctionnalités et une commodité supérieures.
Certains patients, en particulier ceux issus de communautés mal desservies, peuvent ne pas avoir accès aux plateformes numériques ou ne pas être à l’aise avec elles, ce qui complique les efforts visant à abandonner le papier.
Pourquoi le secteur financier n’est pas encore libéré du papier
Dans les services financiers, les imprimantes persistent en raison de situations spécifiques nécessitant une documentation physique.
Les clients plus âgés peuvent préférer des relevés de compte, des contrats et d’autres documents importants sur papier.
Certaines transactions nécessitent des « signatures humides », c’est-à-dire des signatures manuscrites sur des documents physiques, afin de se conformer aux exigences réglementaires ou aux conditions imposées par des tiers.
C’est souvent le cas pour les rentes, les polices d’assurance et les contrats de garde, pour lesquels les signatures numériques ne sont pas encore universellement acceptées.
Alors que de nombreuses entreprises financières ont adopté les flux de travail numériques pour les opérations de routine, ces besoins spécifiques font que les imprimantes restent utilisées pour des tâches occasionnelles mais critiques.
Pourquoi les cabinets d’avocats sont coincés avec des imprimantes
Les tribunaux exigent du papier
Le secteur juridique continue de dépendre des imprimantes en raison des exigences en matière d’archivage sur papier.
Les tribunaux et les agences gouvernementales exigent souvent que certains documents soient soumis sous forme physique, ce qui crée un besoin de copies papier que les solutions numériques ne peuvent pas satisfaire.
Les exigences font que les services juridiques doivent maintenir les imprimantes opérationnelles, même s’ils adoptent des outils et des processus plus numériques.
La nécessité de respecter les procédures imposées par les tribunaux montre l’importance des documents imprimés dans le secteur juridique, où la précision, la conformité et la formalité sont primordiales.
Comment les cabinets d’avocats se numérisent peu à peu
De nombreux cabinets d’avocats s’orientent progressivement vers la numérisation en scannant les documents imprimés et en les intégrant dans des systèmes de gestion électronique des documents, qui simplifient l’accès, le partage et le stockage.
La numérisation permet de réduire l’empreinte physique des documents juridiques et d’améliorer l’efficacité.
Certains avocats préfèrent encore travailler sur papier, estimant qu’il est plus facile d’annoter et d’examiner des documents physiques lors de la préparation des dossiers et des réunions avec les clients.
Le mélange de pratiques numériques et physiques reflète une transition prudente au sein de l’industrie juridique, alors que les entreprises équilibrent la tradition et l’innovation.
Comment les imprimeurs s’adaptent au monde numérique
À mesure que les entreprises adoptent des flux de travail numériques, les fabricants d’imprimantes modifient leurs modèles pour rester pertinents.
Ils développent des solutions qui s’intègrent aux environnements numériques, en proposant des appareils multifonctions qui combinent l’impression, la numérisation et la gestion de documents numériques.
Cette approche s’adresse aux clients qui ont besoin de combler le fossé entre les mondes physique et numérique, en veillant à ce que les imprimantes restent un élément précieux de l’infrastructure moderne des bureaux.
Ce que font les principaux fabricants d’imprimantes pour rester pertinents
HP aide ses clients à redéfinir leurs espaces de travail en proposant des solutions qui prennent en charge la gestion des documents physiques et numériques.
L’entreprise crée un environnement équilibré où les processus papier et numériques coexistent, ce qui permet aux entreprises d’évoluer à leur propre rythme.
En se concentrant sur les environnements de travail hybrides, HP vise à répondre aux besoins évolutifs de ses clients, en leur fournissant des outils qui améliorent la productivité et la flexibilité.
Xerox se concentre sur des solutions qui aident les organisations à intégrer en douceur des documents papier dans des flux de travail numériques.
En proposant des technologies avancées de numérisation et de traitement des documents, Xerox aide les entreprises à numériser leurs documents papier et à les intégrer dans des systèmes électroniques, réduisant ainsi le besoin de stockage physique et améliorant l’accès à l’information.
Quelle est la prochaine étape pour l’industrie de l’imprimerie ?
Malgré l’essor des solutions numériques, le secteur de l’impression n’est pas en train de disparaître du jour au lendemain.
Au contraire, il connaît un lent déclin, de nombreuses entreprises estimant qu’il est encore utile de conserver des capacités d’impression.
Une réduction progressive reflète une période de transition où les outils numériques gagnent du terrain mais ne remplacent pas encore totalement les documents imprimés.
La résilience de l’industrie suggère que si la transformation numérique progresse, elle ne se produit pas uniformément dans tous les secteurs.
Pourquoi certains processus d’entreprise ont-ils encore besoin d’être imprimés ?
Certains processus d’entreprise restent tributaires des documents imprimés en raison de besoins spécifiques auxquels les solutions numériques ne répondent pas entièrement.
Le respect des exigences réglementaires, les préférences des clients et les habitudes opérationnelles font que les imprimantes continueront d’être incontournables dans de nombreux lieux de travail.
Alors que les entreprises naviguent dans la complexité de la transformation numérique, la coexistence de documents physiques et numériques persistera probablement, reflétant les divers besoins des organisations modernes.
