Comment les dirigeants peuvent-ils tirer le meilleur parti de chaque réunion du conseil d’administration ?

Les dirigeants doivent renforcer l’engagement du conseil d’administration afin d’optimiser le temps de réunion limité.

La plupart des réunions de conseil d’administration sont longues, mais pas toujours efficaces. Le temps est limité et les équipes dirigeantes doivent faire en sorte que chaque interaction avec le conseil d’administration compte, surtout aujourd’hui, alors que les conseils d’administration veulent consacrer plus de temps à des domaines stratégiques tels que les talents, le développement durable et l’IA générative. Ces sujets déterminent la trajectoire à long terme de votre entreprise. Cela signifie qu’un engagement plus profond du conseil d’administration est inestimable.

Dans une récente enquête de Deloitte US et du Center for Audit Quality auprès de 266 directeurs siégeant dans des comités d’audit, 29% ont déclaré que le changement le plus important serait une plus grande interactivité dans les discussions au cours des réunions. Cela signifie que près d’un administrateur sur trois vous dit qu’il veut passer moins de temps à écouter et plus de temps à contribuer. Si vous n’en tenez pas compte, vous n’utiliserez pas votre conseil d’administration au maximum de ses capacités.

Les directeurs ont une expérience du monde réel, beaucoup ont dirigé des entreprises d’un milliard de dollars, mené des transformations et opéré dans des environnements à haut risque. Ils ne sont pas là pour écouter une présentation de 40 diapositives. Ils sont là pour vous conseiller, vous mettre au défi et élever votre niveau de réflexion. Cela n’est possible que lorsque les réunions passent du monologue au dialogue.

Alors, arrêtez de faire de l’esbroufe. Allez à l’essentiel. Utilisez des prélectures pour couvrir les bases, puis utilisez le temps de réunion pour la discussion. Posez des questions difficiles. Examinez les risques, les compromis et le calendrier. C’est ainsi que vous passerez du mode examen au mode valeur.

C’est simple : si vos directeurs ne s’expriment pas, c’est probablement parce que la structure de la réunion ne leur donne pas l’espace nécessaire pour s’engager. Changez cela et vous puiserez dans une base de connaissances qui se trouve déjà dans la salle, mais qui est souvent sous-utilisée.

L’amélioration des documents lus à l’avance peut accroître la productivité des réunions du conseil d’administration.

La réalité est simple : la plupart des documents de prélecture ne font pas leur travail. Ils sont trop longs, trop denses et trop peu ciblés. Cela crée des frictions et ralentit la réunion avant même qu’elle ne commence. Si votre conseil d’administration passe la moitié de son énergie mentale à essayer de trouver le point enfoui dans un dossier de 100 diapositives, vous avez déjà perdu votre élan. Vous gaspillez les capacités de l’exécutif et vous ne préparez pas le conseil à une conversation fructueuse.

Les données sont claires. Dans la même enquête de Deloitte US et du Center for Audit Quality, 28 % des administrateurs ont cité l’amélioration des documents à lire à l’avance comme l’un des principaux moyens d’accroître la valeur des réunions du conseil d’administration. Les lectures préalables doivent amorcer la discussion, et non la remplacer. Lorsqu’elles sont bien faites, elles permettent aux administrateurs d’arriver à la réunion en étant déjà au fait des faits et en étant prêts à peser sur les vraies questions.

Qu’est-ce qui fonctionne ? Clarté. Pertinence. Brièveté. Si un élément ne fait pas avancer la discussion, supprimez-le. Les résumés exécutifs doivent donner l’exemple, mettre en évidence ce qui doit retenir l’attention et pourquoi. Les décisions ou les risques doivent être mis en évidence. Le contexte doit être accessible et non noyé dans le bruit technique. Vous écrivez pour des personnes qui n’ont pas le temps de décoder le message. Respectez leur temps.

Les décideurs sous-estiment souvent l’ampleur du signal qui peut être amplifié, ou perdu, par la simple conception de la prélecture. Bien conçus, ces supports font la différence entre une conversation de surface et un véritable engagement stratégique. Vous n’avez pas besoin de plus de contenu. Vous avez besoin d’un meilleur contenu, conçu pour être rapide et clair.

Les conseils d’administration évoluent rapidement. Vos lectures préalables doivent l’être aussi.

Les présentations doivent être plus concises et orientées vers l’action afin de maximiser la valeur de la réunion du conseil d’administration.

Si vous passez les réunions du conseil d’administration à répéter des informations qui ont déjà été abordées dans les lectures préalables, vous n’utilisez pas votre temps de manière efficace. Les administrateurs ont lu les documents. Ne les récapitulez pas. Utilisez ce temps pour résoudre des problèmes, prendre des décisions et obtenir un alignement. C’est là que se trouve la véritable valeur ajoutée.

Dans l’enquête de Deloitte US et du Center for Audit Quality, 26% des administrateurs ont déclaré que de meilleures présentations amélioreraient les résultats des réunions. Si le jeu de diapositives est trop long, déconnecté des priorités essentielles ou peu clair sur les actions attendues, vous faites de l’obstruction.

Veillez à ce que les présentations soient précises. Éliminez les éléments superflus. Mettez en évidence ce qui est nécessaire, le contexte, les implications, les prochaines étapes. Les présentateurs doivent entrer dans la salle en sachant exactement ce qu’ils attendent du conseil : une décision, un défi, un feu vert ou un retour d’information. C’est le point de départ, pas une répétition de la lecture préalable.

Les présentations orientées vers l’action changent la dynamique. Elles mettent le conseil d’administration en mouvement. Vous obtenez des réactions plus vives, des discussions plus rapides et de meilleures décisions. C’est exactement ce que vous souhaitez lorsque vous avez autour de la table des personnes expérimentées qui disposent d’un temps limité et d’une connaissance approfondie.

La plupart des cadres passent trop de temps à préparer des présentations et pas assez à distiller ce qui compte vraiment. C’est une occasion manquée. Les conseils d’administration demandent de la clarté. Apportez cette clarté et vous obtiendrez plus de résultats à chaque réunion.

Principaux enseignements pour les dirigeants

• Donnez la priorité à l’engagement plutôt qu’aux mises à jour : Les dirigeants devraient faire passer les réunions du conseil d’administration de présentations passives à des discussions actives, en utilisant l’expertise des administrateurs pour aborder des questions stratégiques complexes telles que l’IA, les talents et le développement durable.
• Rationalisez les prélectures pour un alignement plus rapide : Les cadres doivent fournir des documents de prélecture concis, structurés et axés sur le contenu essentiel à la prise de décision afin de favoriser des conversations plus productives dans la salle de conférence.
• Faites des présentations pointues et orientées vers l’action : Le temps de présentation doit être utilisé pour clarifier les idées clés, souligner les décisions nécessaires et susciter des commentaires ciblés – évitez de répéter ce que le conseil d’administration a déjà lu.