Le glissement de périmètre est un phénomène insidieux qui se produit lorsque les limites d’un projet dépassent sa définition initiale, ce qui entraîne une cascade de problèmes, notamment une augmentation de la charge de travail, une perturbation du calendrier et un gonflement des budgets. Mais quelles sont les causes de cette dérive ? L’un des principaux problèmes est l’importance excessive accordée aux produits livrables, c’est-à-dire aux produits tangibles ou aux résultats d’un projet.
Comprendre le glissement de périmètre dans la gestion de projet
Les équipes de projet consacrent beaucoup de temps et d’efforts à définir méticuleusement la portée de leurs projets. Ce processus constitue la pierre angulaire de l’allocation des ressources, de la fixation du budget et de l’établissement du calendrier. Cependant, le terme « portée » lui-même peut être une source de confusion et de désalignement au sein des équipes de projet. Le terme « portée » peut être interprété de deux manières distinctes : il peut se référer aux résultats spécifiques qui doivent être produits, ou il peut englober les résultats plus larges que le projet vise à atteindre.
Dans la pratique, les équipes se concentrent souvent par défaut sur les produits à livrer. Il est facile de comprendre pourquoi. Les résultats attendus sont concrets et quantifiables. Ils donnent un sentiment de progrès et d’accomplissement immédiat lorsqu’ils sont terminés. Cependant, cette approche axée sur les produits livrables comporte son lot d’inconvénients.
Les pièges d’une approche centrée sur les produits à livrer
Le principal écueil d’une approche centrée sur les résultats attendus est qu’elle peut conduire à une vision étroite. Les équipes se focalisent sur les aspects tactiques du projet, souvent au détriment des objectifs stratégiques. Ils peuvent se retrouver piégés dans un cycle d’expansion continue des activités du projet, d’ajout de nouvelles fonctionnalités et d’ajustement des priorités. Cette quête incessante de produits livrables peut faire dérailler le plan initial du projet et perturber non seulement les calendriers et les budgets, mais aussi la concentration de l’équipe.
Impact sur les calendriers et les investissements
Cette vision étroite des produits à livrer se traduit souvent par une réduction du champ d’application. Le glissement de périmètre se manifeste par une multiplication des fonctionnalités, un brouillage des priorités et l’érosion subséquente des calendriers et des budgets. Cette question est loin d’être un incident isolé ; il s’agit d’un problème généralisé qui touche de nombreuses organisations. Les longs débats sur les tactiques du projet peuvent souvent éclipser les résultats plus importants que le projet est censé atteindre, ce qui entraîne une utilisation inefficace des ressources et une perte de temps.
Mettre l’accent sur les résultats
Pour relever les défis posés par une approche centrée sur les produits à livrer et l’extension du champ d’application qui en découle, un changement de paradigme s’impose. Les chefs de projet doivent guider leurs équipes vers une perspective différente, qui donne la priorité au « pourquoi » du projet plutôt qu’au « quoi ». En d’autres termes, il est temps de se concentrer sur les résultats plutôt que sur les produits.
Stratégies de réalignement des équipes
Ce changement d’orientation exige des dirigeants qu’ils soulignent l’importance de comprendre les résultats plus larges que le projet est censé atteindre et d’y travailler. Les stratégies de réalignement peuvent jouer un rôle central dans cette transformation. Une stratégie efficace consiste à s’assurer que l’ensemble de l’équipe, des chefs de projet aux contributeurs individuels, est aligné sur les objectifs généraux du projet.
Cet alignement peut être réalisé par une communication claire de la mission et des objectifs du projet. Lorsque tout le monde comprend le « pourquoi » du projet, il devient plus facile de prendre des décisions qui sont en phase avec les résultats escomptés du projet. Des réunions régulières de l’équipe et des mises à jour qui mettent l’accent sur les objectifs du projet peuvent contribuer à maintenir cet alignement tout au long du cycle de vie du projet.
Avantages d’une approche axée sur les résultats
L’adoption d’une approche axée sur les résultats présente plusieurs avantages importants. Tout d’abord, elle permet de maintenir la clarté des objectifs du projet. Lorsque l’accent est mis sur les résultats, il est moins probable que l’équipe s’enlise dans les détails des produits livrables individuels qui peuvent ne pas contribuer de manière significative aux objectifs globaux.
En outre, une approche axée sur les résultats garantit que chaque activité et décision du projet est alignée sur les résultats souhaités. Cet alignement permet d’éliminer les tâches inutiles et de rationaliser les processus, ce qui peut en fin de compte conduire à une amélioration de l’efficacité et à une réduction des coûts.
Une approche axée sur les résultats garantit que chaque activité et décision du projet est alignée sur les résultats souhaités.
En mettant l’accent sur les résultats, les équipes de projet sont mieux placées pour s’adapter à des circonstances changeantes. Dans un paysage commercial en évolution rapide, la capacité à pivoter et à réaffecter les ressources vers les objectifs les plus critiques est inestimable. Une approche axée sur les résultats offre la souplesse nécessaire pour relever les défis inattendus tout en maintenant le cap pour atteindre les objectifs ultimes du projet.
Des défis généralisés
Le problème de la focalisation excessive sur les résultats attendus ne se limite pas à quelques cas sporadiques, mais il s’agit d’un problème généralisé qui touche de nombreuses organisations. Les dirigeants et les équipes se retrouvent souvent plongés dans de longs débats sur les différentes tactiques du projet, perdant de vue les résultats globaux qu’ils s’efforcent d’atteindre. Ce décalage ne compromet pas seulement la réussite du projet, mais entraîne également une utilisation inefficace des ressources et un manque de temps précieux.
Un changement de paradigme
Les chefs de projet et les équipes doivent tenir compte de l’appel à se concentrer non plus sur les produits mais sur les résultats. Ce faisant, ils peuvent lutter efficacement contre l’élargissement du champ d’application, maintenir l’alignement sur les véritables objectifs du projet et améliorer l’efficacité globale de la gestion du projet. Il est temps de donner la priorité au « pourquoi » plutôt qu’au « quoi » et de récolter les fruits d’une approche plus axée sur les résultats dans le monde dynamique de la gestion de projet.
