Temps excessif consacré à la recherche d’informations et aux tâches administratives
Le temps est le bien le plus précieux de toute entreprise. Pourtant, les employés britanniques perdent neuf heures par semaine à rechercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela représente une journée de travail entière perdue, chaque semaine. En outre, près de la moitié de leur temps est consacré à des tâches administratives qui n’apportent aucune valeur ajoutée réelle, comme la recherche de collègues pour obtenir des mises à jour ou la clarification de malentendus élémentaires. Il s’agit là d’une défaillance des systèmes, et non des personnes.
La réalité est que la plupart des entreprises fonctionnent avec des systèmes de gestion des connaissances obsolètes ou fragmentés. Les employés perdent du temps parce que les informations essentielles sont dispersées sur de multiples plateformes, enfouies dans d’interminables fils de courriels ou enfermées dans des structures d’équipe inefficaces. Au lieu de se concentrer sur le travail à fort impact, les équipes s’enlisent dans ce désordre. Si nous attendons de nos collaborateurs qu’ils innovent et résolvent des problèmes importants, nous ne pouvons pas leur faire passer des journées entières à rechercher des données qui devraient déjà être à leur portée.
Pour y remédier, il faut d’abord concevoir un flux d’informations plus intelligent. Les entreprises ont besoin de systèmes rationalisés et intuitifs qui rendent les connaissances accessibles en quelques secondes, et non en quelques heures. La recherche alimentée par l’IA, le partage de données en temps réel et les outils de collaboration transparents devraient être la norme, et non des systèmes encombrants et obsolètes qui ralentissent les gens. Les dirigeants qui n’accordent pas la priorité à ces éléments laissent une complexité inutile nuire à l’efficacité de leurs équipes et, en fin de compte, à la compétitivité de leur entreprise.
Les chiffres sont éloquents : l’étude d’Atlassian montre que les employés britanniques perdent en moyenne neuf heures par semaine à rechercher des informations et près de la moitié de leur semaine de travail est consacrée à des tâches administratives. Il s’agit là d’une inefficacité stupéfiante qui, franchement, pourrait être évitée grâce à la mise en place des bons systèmes.
Une mauvaise collaboration entre les équipes retarde les flux de travail et crée des redondances.
Lorsque les équipes ne communiquent pas efficacement, le travail est ralenti. Les tâches simples deviennent compliquées, les décisions prennent plus de temps et un temps précieux est perdu à attendre des informations. Plus de la moitié des salariés britanniques déclarent que leur travail est souvent retardé parce qu’ils doivent attendre que leurs collègues leur fournissent des informations essentielles. Dans le même temps, plus de 50 % des salariés déclarent qu’ils effectuent souvent des tâches en double, faisant sans le savoir le même travail que d’autres parce qu’il n’y a pas de structure claire pour la collaboration entre les membres de l’équipe. Ces inefficacités ajoutent des frictions inutiles au flux de travail et réduisent la productivité globale.
Le problème réside dans l’incapacité à mettre en place des processus structurés et transparents qui permettent aux équipes de travailler ensemble en toute transparence. De nombreuses entreprises s’appuient encore sur des canaux de communication fragmentés, ce qui entraîne des lacunes dans le partage de l’information et la prise de décision. Au lieu de tirer parti d’outils et de systèmes permettant une collaboration en temps réel, les employés se retrouvent coincés à courir après les mises à jour ou à participer à des réunions inutiles simplement pour rester alignés. Cela retarde l’exécution et limite la vitesse à laquelle les équipes peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.
Les dirigeants doivent reconnaître que la résolution de ce problème passe par la création d’une culture d’entreprise où les connaissances circulent efficacement, où la transparence est la règle et où le travail est structuré de manière à minimiser les doubles emplois. Lorsque les équipes disposent de processus de collaboration clairs, elles obtiennent rapidement des résultats. L’étude d’Atlassian montre que 89 % des employés travaillant dans des équipes bien structurées peuvent respecter sans problème des délais serrés. Ce n’est pas une coïncidence. Les entreprises qui éliminent les goulets d’étranglement du flux de travail acquièrent un avantage concurrentiel considérable.
Les données le montrent clairement : 55 % des employés déclarent subir des retards parce qu’ils attendent des informations, et plus de 50 % font état d’un travail en double, ce qui entraîne un gaspillage d’efforts. En revanche, lorsqu’une collaboration structurée est mise en place, 89 % des travailleurs peuvent respecter les délais de manière constante. C’est ce qui fait la différence entre une entreprise qui avance rapidement et une autre qui prend du retard.
L’IA promet de résoudre les problèmes de productivité
L’intelligence artificielle modifie déjà la façon dont les équipes travaillent, et les avantages sont évidents. L’IA peut accélérer la recherche d’informations, automatiser les tâches répétitives et améliorer la prise de décision. Près de 60 % des employés pensent que l’IA améliorera la rapidité et la qualité de leur travail, tandis que 43 % affirment qu’elle les aide déjà à collaborer plus efficacement.
Malgré cet optimisme, la réalité est que la plupart des employés n’ont toujours pas la formation nécessaire pour tirer pleinement parti de l’IA. À l’heure actuelle, 67 % des travailleurs déclarent avoir besoin d’une meilleure maîtrise des outils d’IA pour en tirer le meilleur parti. Si les entreprises ne comblent pas cette lacuneelles risquent de laisser de côté d’importants gains de productivité. Les dirigeants doivent s’assurer que les employés sont équipés pour utiliser ces outils efficacement.
Ce qui manque, c’est une stratégie délibérée pour l’adoption de l’IA. Les entreprises doivent intégrer l’IA de manière à compléter l’expertise humaine, plutôt que de la rendre plus complexe. Cela signifie qu’il faut donner la priorité à des programmes de formation ciblés, s’assurer que les travailleurs comprennent comment appliquer les solutions basées sur l’IA dans leurs tâches quotidiennes, et affiner en permanence la mise en œuvre de l’IA sur la base d’une utilisation dans le monde réel. Les organisations qui font cela correctement verront des améliorations majeures en termes d’efficacité, tandis que celles qui ignorent la formation auront du mal à obtenir des résultats significatifs.
Les chiffres sont clairs : 59 % des employés pensent que l’IA rendra leurs équipes plus efficaces, 43 % constatent déjà que l’IA améliore le travail d’équipe, mais 67 % disent qu’ils ont besoin d’une meilleure formation pour l’utiliser correctement. Les entreprises qui n’investissent pas dans ce domaine ne pourront pas rivaliser avec celles qui le font.
Des processus standardisés et des outils unifiés améliorent l’alignement et l’efficacité.
Des flux de travail incohérents ralentissent les entreprises. Lorsque les équipes utilisent des processus et des outils différents, le travail est fragmenté, la collaboration est inefficace et l’exécution en pâtit. Les employés passent un temps inutile à s’adapter à des systèmes variés au lieu de se concentrer sur les résultats. Les organisations qui normalisent leurs opérations éliminent ces frictions, créant ainsi un mode de travail plus fluide et plus évolutif.
Les employés reconnaissent ce besoin. Selon l’étude d’Atlassian, 40 % des travailleurs souhaitent des processus normalisés pour l’exécution des tâches par les équipes, tandis que 30 % préconisent la synchronisation des outils entre les départements. Sans ces améliorations, les équipes fonctionnent en silosLes équipes fonctionnent en silos, le désalignement augmente et la productivité stagne. En revanche, lorsque les systèmes sont unifiés, l’information circule de manière transparente, l’exécution s’accélère et la prise de décision s’améliore.
Au-delà de l’efficacité, la normalisation a également un impact sur l’alignement stratégique. Lorsque 69 % des employés déclarent que des objectifs clairs les aideraient à mieux soutenir les objectifs de l’entreprise, le message est évident : les équipes se débattent lorsque la direction n’est pas claire. L’élimination de la complexité inutile des flux de travail et des outils crée un environnement dans lequel les employés peuvent se concentrer sur les résultats au lieu de perdre du temps à s’adapter à des structures incohérentes.
Les données parlent d’elles-mêmes : 40 % des employés souhaitent des flux de travail normalisés, 30 % sont favorables à des ensembles d’outils unifiés et 69 % considèrent que des objectifs clairs sont essentiels pour s’aligner sur les objectifs de l’entreprise. Les entreprises qui agissent en ce sens progresseront plus rapidement et fonctionneront plus efficacement.
Principaux faits marquants
- L‘inefficacité de l’accès à l’information est un frein majeur à la productivité: Les employés britanniques perdent neuf heures par semaine à rechercher des informations, ce qui réduit le temps consacré à un travail utile. Les dirigeants doivent rationaliser les systèmes de gestion des connaissances afin d’éliminer les efforts inutiles et d’améliorer la vitesse d’exécution.
- Une mauvaise collaboration entraîne des retards et des travaux redondants: Plus de la moitié des employés voient leurs tâches bloquées par l’attente d’une information, et nombreux sont ceux qui, sans le savoir, redoublent d’efforts. Les entreprises devraient mettre en place des processus structurés et des outils de communication unifiés pour améliorer l’efficacité du flux de travail.
- L‘IA peut stimuler la productivité, mais les lacunes en matière de formation en limitent l’adoption: Alors que 59 % des employés considèrent l’IA comme un moyen d’améliorer la qualité du travail, 67 % déclarent ne pas avoir la formation nécessaire pour l’utiliser efficacement. Les dirigeants doivent investir dans des programmes de maîtrise de l’IA pour maximiser son impact sur la performance des équipes.
- Des processus et des outils normalisés améliorent l’efficacité et l’alignement: Les flux de travail fragmentés et l’utilisation incohérente des outils ralentissent l’exécution, et 69 % des employés citent des objectifs clairs comme étant la clé d’un meilleur alignement. Les entreprises qui unifient leurs systèmes et leurs processus accélèrent la productivité et l’exécution stratégique.
