Une estimation précise du temps dans la gestion de projet, en particulier pour les produits numériques, est essentielle à la réussite de tout projet. Pour les gestionnaires de projets, la gestion des retards et l’estimation précise des délais constituent des défis majeurs pour équilibrer une planification réaliste avec les attentes ambitieuses des clients. Le rapport 2018 du Project Management Institute indique que 25 % des projets échouent en raison d’estimations de temps inexactes, ce qui entraîne des problèmes tels que des dépassements de budget et l’insatisfaction des parties prenantes.
En outre, pour chaque année supplémentaire de la durée d’un projet à grande échelle, Mckinsey estime que les dépassements de coûts peuvent atteindre 15 %. Les erreurs d’estimation du temps peuvent avoir des conséquences telles qu’un nombre excessif d’heures supplémentaires, des déficits budgétaires, une réduction des bénéfices et le mécontentement des parties prenantes. L’estimation du temps dans la gestion de projet consiste à trouver le bon équilibre entre les attentes ambitieuses du client et des délais réalistes. Nous explorons ici 4 solutions puissantes et souvent mal appliquées que les chefs de projet doivent garder au cœur de leur stratégie d’estimation du temps.
Établir des normes strictes en matière de gestion de l’étendue du projet
Dans la gestion de projet pour les produits numériques, une gestion efficace et stricte du champ d’application est essentielle pour éviter les erreurs d’estimation du temps. La pierre angulaire de cette approche est le détail méticuleux et la documentation des exigences initiales, qui jettent les bases de la trajectoire de l’ensemble du projet. Ce processus, souvent appelé « Digital Scoping », implique des tests de concept rigoureux, ainsi que l’établissement de spécifications fonctionnelles et techniques pour le produit et le projet.
Ce faisant, les gestionnaires de projet peuvent créer une architecture de solution complète, qui sert de plan directeur pour toutes les activités ultérieures. Il est essentiel de reconnaître que la clarté et la précision de ces premières étapes ne peuvent être surestimées ; une portée bien définie garantit que la direction et les objectifs du projet sont clairs comme de l’eau de roche, ce qui réduit considérablement la probabilité d’un glissement de la portée – un piège courant qui peut conduire à des délais et des ressources exagérés.
Tirer parti des méthodologies agiles
Les méthodologies agiles mettent l’accent sur le développement itératif et la coordination constante entre diverses équipes de projet, notamment les parties prenantes, les concepteurs de produits, les ingénieurs logiciels et les équipes d’assurance qualité, afin de fournir un cadre opérationnel à la fois souple et structuré. Ce cadre est inestimable pour la gestion du champ d’application, car il facilite les réévaluations et les ajustements réguliers, garantissant que le projet reste aligné sur ses objectifs initiaux tout en étant réactif à tout changement nécessaire et bien vérifié. Cette approche constitue un outil puissant pour atténuer les risques liés à la complexité du projet et pour maintenir l’intégrité des estimations de temps initiales au fur et à mesure de l’évolution des exigences du projet et du produit.
Utilisation d’outils de gestion de projet
Une estimation précise du temps est importante pour respecter les délais et gérer les attentes des parties prenantes. Les outils de gestion de projet tels que Jira, Trello et Asana intègrent des fonctions permettant aux gestionnaires de projet d’améliorer la précision des délais prévus. Ces outils permettent aux gestionnaires de projet de diviser les projets en segments gérables et d’assigner des délais réalistes à chaque tâche sur la base d’un grand nombre de paramètres, de données historiques et de l’expérience acquise.
Les outils de gestion de projet sont utiles pour fournir une analyse des données historiques, affiner les estimations de temps et éliminer tout retard dans le projet. En examinant les projets antérieurs, en particulier ceux dont la portée et la complexité sont similaires, les gestionnaires de projet peuvent se faire une idée des délais réalistes et des obstacles couramment rencontrés. Par exemple, si des projets antérieurs de développement de produits numériques ont régulièrement connu des retards au cours de la phase d’essai, les gestionnaires de projet peuvent allouer de manière proactive du temps et des ressources supplémentaires à cette étape, ce qui atténue le risque de dépassement du projet.
Évaluation de l’état de préparation technologique
Dans la gestion des projets numériques, il est important d’évaluer l’état de préparation de la technologie afin de l’aligner sur les objectifs et les délais du projet. Cette évaluation commence par un audit approfondi de l’infrastructure technologique existante, en évaluant la capacité des outils, des plateformes et des systèmes à soutenir les nouvelles initiatives.
Un aspect essentiel de ce processus consiste à anticiper les défis technologiques et à prévoir des mesures d’urgence. Il s’agit notamment d’analyser les outils, les plateformes et les systèmes utilisés actuellement et leur capacité à soutenir le nouveau projet. Dans le contexte des produits numériques, il peut s’agir d’évaluer les cadres de développement de logiciels, les infrastructures cloud et les capacités d’analyse de données. En intégrant ces considérations dans les estimations de temps, les gestionnaires de projet peuvent fixer des délais plus réalistes, mais toujours optimistes, pour le projet et les produits à livrer.
Gestion des dépendances externes
Souvent, les calendriers des projets sont fixés de manière restrictive, sans tenir compte de la nature imprévisible des dépendances et des influences externes. Pour relever le défi de l’estimation du temps dans la gestion de projet pour les produits numériques, en particulier en ce qui concerne les dépendances externes, une approche proactive est essentielle. Cela implique d’établir des contrats et des canaux de communication clairs avec les vendeurs et les partenaires. Ces mesures garantissent que toutes les parties sont alignées en termes d’attentes et de résultats, ce qui est crucial dans un domaine où les retards ou les erreurs de communication peuvent faire dérailler de manière significative le calendrier d’un projet.
En outre, la mise en œuvre d’un délai tampon est une stratégie clé pour gérer les défis de l’estimation du temps avec des dépendances externes. L’incorporation d’une période tampon dans les estimations du projet permet d’amortir les retards et les changements imprévus tels que les connexions et la validation de l’API, ce qui atténue le risque de dépassement du projet. Cette pratique permet de fixer des délais réalistes, mais optimistes, et de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie, même lorsqu’il est confronté à des défis inattendus. En tenant compte de ces facteurs externes, les gestionnaires de projet peuvent créer des calendriers plus réalistes qui tiennent compte de la nature interconnectée du développement de produits numériques.
Dernières réflexions
Une définition claire du champ d’application sert d’outil de navigation, en alignant chaque phase du projet sur les objectifs initiaux. En s’appuyant sur les méthodologies agiles, il est possible de faire preuve de souplesse et de s’aligner sur les objectifs initiaux, tout en préservant les estimations de temps. L’intégration d’outils de gestion de projet renforce cette approche en segmentant les projets complexes et en fixant des délais réalistes. Ensemble, ces stratégies constituent une approche holistique sur laquelle les gestionnaires de projet peuvent s’appuyer pour surmonter les difficultés liées à l’estimation du temps et guider leurs équipes vers des délais réalistes, tout en ayant la possibilité de produire des résultats optimistes sans perdre de vue les défis du monde réel.
