1. Réévaluer les réunions pour favoriser la productivité et le moral des troupes
Pendant des années, les équipes ont commencé leurs matinées par des réunions, ces rencontres quotidiennes destinées à mettre tout le monde d’accord et à les préparer à partir. Soyons honnêtes : pour la plupart des gens, ce moment ne correspond pas au moment où ils sont naturellement prêts à atteindre une productivité maximale. Les matins sont des moments de grande concentration pour la majorité des employés, et interrompre cette période par une réunion peut donner l’impression de se heurter à un obstacle de productivité avant même d’avoir commencé.
Les études le confirment. Selon une étude réalisée en 2022 par Coda, 69 % des salariés américains à temps plein sont les plus productifs le matin, ce quiincite clairement les dirigeants à repenser le calendrier et le format des réunions. La réunion quotidienne doit-elle toujours se dérouler en temps réel, ou une réunion asynchrone serait-elle plus efficace ? Peut-être que le fait de déplacer certaines mises à jour plus tard dans la journée permettrait de mieux respecter les rythmes naturels de travail d’une équipe.
Lorsque nous protégeons activement le temps de concentration privilégié, nous libérons les emplois du temps et permettons aux gens de faire leur meilleur travail, sans être interrompus et à leur propre rythme.
Soyons simples : pour la plupart des gens, les matinées sont faites pour agir, pas pour discuter. Les dirigeants qui le reconnaissent obtiennent davantage de leurs équipes. Commencer la journée par le travail le plus difficile ou le plus important, plutôt que par une réunion, permet aux membres de l’équipe de se plonger dans les tâches lorsqu’ils ont l’esprit le plus vif. Une réunion matinale peut sembler anodine, mais elle est plus perturbante qu’il n’y paraît, en particulier pour les fonctions qui requièrent une grande concentration. Les mises à jour asynchrones, ou le report des réunions à plus tard dans la journée, respectent ces heures productives sans sacrifier l’alignement de l’équipe.
Il est essentiel de reconnaître le rythme et les contraintes propres à chaque membre de l’équipe. Les pics de productivité ne sont pas les mêmes pour tout le monde. L’âge, les responsabilités familiales et même les fuseaux horaires influencent tous les moments de concentration. Les responsables doivent prendre des décisions en matière d’horaires qui correspondent à la dynamique réelle de l’équipe.
La plupart des cadres ne se rendent pas compte qu’une réunion de cinq ou dix minutes peut nuire à la concentration. Dans des métiers comme l’ingénierie ou la conception, il faut parfois jusqu’à 20 minutes pour retrouver sa concentration après une interruption. Alors, une réunion de 30 minutes ? C’est plus proche d’un coût de productivité de 50 minutes. C’est une perte énorme, surtout lorsque les équipes ont besoin de temps ininterrompu pour s’attaquer à des tâches complexes. En évitant ces réunions perturbatrices, vous gagnerez du temps et préserverez la qualité de votre travail.
2. Réunions en grappe et temps libre
L’encombrement des réunions est bien réel. Quelques réunions éparpillées dans la journée peuvent briser ce qui aurait pu être une solide période de travail approfondi. Regrouper les réunions est une manière plus intelligente de gérer le temps. Lorsque les réunions sont regroupées, elles occupent une période concentrée au lieu de s’étaler, ce qui permet aux personnes de disposer d’un plus grand nombre d’heures pour se concentrer sur leur travail.
Essayez d’organiser quatre réunions de 30 minutes consécutives le matin, au lieu de les étaler sur plusieurs heures. Cela permet de libérer des heures supplémentaires pour une concentration ininterrompue. À lui seul, le regroupement peut permettre de récupérer jusqu’à deux heures et demie de temps de concentration dans une fenêtre de cinq heures. Le résultat ? Une production de meilleure qualité et une utilisation plus efficace de la journée de chacun.
Si vous souhaitez faire preuve d’un peu plus de créativité, pourquoi ne pas organiser des journées sans réunion ? L’instauration d’un « mercredi sans réunion » ou la mise en place de semaines sans réunion – au cours desquelles 80 % des réunions sont annulées – permet à chacun de consacrer du temps à un travail approfondi. Lorsque les dirigeants participent activement à ces initiatives, ils montrent qu’ils s’engagent à respecter le temps de concentration de l’équipe. C’est un signal simple mais puissant qui montre que la productivité est plus importante que l’agitation.
3. Améliorer la qualité et l’efficacité des réunions
Les réunions doivent avoir une raison d’être qui ne se limite pas à remplir le calendrier. Chaque réunion doit avoir un objectif clairement défini : prise de décision, brainstorming ou partage d’informations. Les réunions récurrentes, en particulier, doivent faire l’objet de vérifications régulières pour confirmer qu’elles sont toujours nécessaires. Si ce n’est pas le cas, supprimez-les.
La préparation est essentielle. Une réunion bien menée commence par un ordre du jour solide. Communiquez-en l’objet, n’incluez que les participants indispensables et envoyez les documents à lire au moins un jour avant la réunion. Cela permet aux participants d’être mieux préparés et d’éviter de perdre du temps avec des mises à jour qui auraient pu être lues à l’avance.
Comment organiser une réunion efficace
Ensuite, terminez la réunion comme il se doit. Lorsque les réunions se terminent par des résumés, des décisions et des actions précises, il n’y a pas de confusion quant aux prochaines étapes. Et si vous avez atteint vos objectifs à l’avance ? Mettez fin à la réunion. Ne vous contentez pas de remplir les minutes restantes pour le plaisir. Le coût des réunions improductives est lui aussi bien réel. Selon la Harvard Business Review, 71 % des réunions sont jugées improductives, souvent parce qu’elles s’éloignent du sujet, manquent de suivi ou ne sont pas suffisamment préparées.
4. Trouver un équilibre entre les réunions nécessaires et la communication asynchrone
Il n’est pas nécessaire que toutes les réunions se déroulent en direct. Dans notre monde de travail asynchrone et à distance, les réunions ne devraient être organisées que lorsqu’elles apportent une réelle valeur ajoutée. L’objectif est d’aligner les priorités, de clarifier les objectifs à long terme ou d’aborder des questions qui nécessitent une contribution immédiate. Tout le reste peut être traité par courrier électronique ou par des mises à jour asynchrones.
Il est indispensable de se réserver du temps pour un travail approfondi.
Pour les travailleurs intellectuels, de longues périodes de temps ininterrompu sont inestimables. Les mises à jour asynchrones, où les membres de l’équipe fournissent des mises à jour de statut ou partagent des idées à leur propre rythme, permettent aux équipes de rester alignées sans être constamment interrompues. Lorsque nous préservons le temps de concentration, en particulier pour les travailleurs intellectuels, nous respectons la capacité de chacun à donner le meilleur de lui-même. Le résultat est tangible : un travail de meilleure qualité, moins de stress et une équipe qui sent que son temps et son talent sont appréciés.
Dernières réflexions
Vos réunions font-elles réellement progresser votre équipe ou ne font-elles que remplir le calendrier ? Ne vous contentez pas de vous réunir pour le plaisir. Êtes-vous prêt à repenser la façon dont vos équipes travaillent, en créant une culture où les réunions alimentent l’innovation, coupent le bruit et amplifient la productivité ? Le temps et l’attention de votre équipe sont les ressources ultimes. Comment allez-vous les investir ?
